Política de Privacidade da secretarIA

1. Sobre esta Política

1.1. Esta Política vale para os dados pessoais tratados na secretarIA: no atendimento aos pacientes pelo Portal do Paciente, na Conta do Portal, no uso do Console pelas clínicas e no site da secretarIA. Os termos com inicial maiúscula têm o significado dado nos Termos de Uso.

1.2. Ela não cobre o tratamento que a clínica faz fora da secretarIA, como o prontuário, o atendimento presencial ou outros canais da clínica, que segue a política de privacidade da própria clínica. Também não cobre serviços de terceiros que você use diretamente, como a sua conta Google ou o seu provedor de e-mail, que têm políticas próprias. O PreCheck, outro produto da Brain que algumas clínicas contratam, tem documentos próprios.

2. Quem é responsável pelos seus dados

2.1. A secretarIA é fornecida pela BRAIN AI INOVA SIMPLES (I.S.), empresa simples de inovação inscrita no CNPJ sob o nº 66.977.878/0001-90, com sede na Avenida Alberto Lamego, nº 555, Parque Califórnia, Campos dos Goytacazes/RJ, CEP 28.016-811 ("Brain" ou "nós").

2.2. Pela LGPD, o controlador é quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados e o operador é quem trata os dados em nome do controlador (art. 5º, VI e VII). Na secretarIA os papéis se dividem assim:

2.3. A divisão se explica assim. É a clínica que decide atender você pela secretarIA, que define seus serviços, profissionais, agenda e regras, e que presta o atendimento de saúde; a Brain só executa o serviço para ela. Já a Conta do Portal é um serviço que a Brain oferece diretamente a você e que funciona com várias clínicas; por isso, para os dados dessa conta, a Brain é a controladora.

2.4. Para saber como a clínica trata seus dados fora da secretarIA, ou para exercer direitos sobre os dados do seu atendimento, procure a clínica. A Brain também recebe esses pedidos e os encaminha à clínica (seção 11).

3. Quais dados tratamos

3.1. Pacientes

• Identificação e contato: o e-mail que você informa e o nome que você digita na conversa.
• Conversa: as mensagens trocadas com o Assistente e com a equipe da clínica, os botões e opções escolhidos, data e hora das mensagens e a confirmação de entrega e de leitura.
• Agendamento: clínica, profissional, unidade, serviço, data e horário, convênio e plano informados, situação do agendamento (marcado, confirmado, remarcado, cancelado), confirmações de presença e lembretes enviados.
• Dados de saúde (dados sensíveis): o tipo de serviço ou de especialidade procurado pode revelar informação sobre a sua saúde; além disso, ficam registradas as informações de saúde que você decidir contar na conversa e as que estiverem nos arquivos que enviar.
• Dados de outra pessoa: quando você marca para outra pessoa, o nome completo de quem será atendido.
• Arquivos: as imagens e os PDFs que você envia, com nome, tipo e tamanho do arquivo.
• Registros de aceite: a data e a hora em que você tocou em "Concordo" e de outros eventos ligados ao seu atendimento, como a autorização para marcar para outra pessoa.
• Conta do Portal: e-mail, data de criação e de último acesso, clínicas vinculadas à conta, códigos de acesso e sessões (os códigos e os identificadores de sessão são guardados apenas como hash, uma transformação que não permite recuperá-los).
• Dados técnicos: cookies necessários ao funcionamento (seção 13) e o endereço IP da conexão, usado para limitar abusos e nos registros de acesso.
• Sinal via Pix (só quando a clínica habilita): nome, telefone, valor e situação do pagamento.

A secretarIA não pede CPF, data de nascimento ou endereço. Se você escrever algum desses dados na conversa, ele será tratado como parte dela.

Parte desses dados também pode ser inserida pela equipe da clínica, por exemplo ao marcar ou alterar uma consulta pelo Console.

3.2. Clínicas e suas equipes

• Cadastro: nome do responsável, nome da clínica, e-mail, telefone de WhatsApp e respostas do formulário de contratação.
• Contas da equipe: nome, e-mail, perfil de acesso e senha (guardada apenas por hash), convites e pedidos de redefinição de senha.
• Profissionais: nome, e-mail, especialidade, serviços e horários de atendimento.
• Configuração da clínica: serviços, valores, convênios, horários, endereço, informações e textos cadastrados.
• Integrações: a autorização de acesso ao Google Agenda da clínica ou dos seus profissionais, guardada de forma criptografada.
• Cobrança: e-mail de quem contrata, identificadores de cliente e de assinatura na Stripe e situação dos pagamentos. Os dados do cartão são digitados no ambiente da Stripe e não chegam à Brain.
• Uso do serviço: contagens mensais de pacientes atendidos e de profissionais ativos, usadas para cobrança, sem identificar pacientes.

3.3. Visitantes do site

• Lista de espera e contato: nome e e-mail, quando você os informa em um formulário.
• Navegação: o site não usa ferramentas de análise de audiência, pixels de publicidade ou cookies de rastreamento, e as fontes são servidas pelo próprio site, sem contato com servidores de terceiros.

4. Para que usamos os dados e com qual base legal

4.1. Cada uso de dados pessoais precisa de uma base legal (arts. 7º e 11 da LGPD). A tabela mostra as finalidades e as bases aplicáveis. Para os dados de atendimento, quem define a base legal é a clínica; indicamos a seguir as bases que fundamentam o funcionamento da secretarIA.

4.2. Por que o "Concordo" não é a base legal do agendamento. O botão "Concordo" registra que você teve acesso a estes documentos e concorda com os Termos de Uso. A base legal do atendimento não é o consentimento, e sim a execução do serviço que você pediu e a tutela da saúde, porque a clínica precisa manter o registro dos atendimentos marcados mesmo que você mude de ideia sobre o uso do chat. Se algum dia um tratamento depender do seu consentimento, ele será pedido de forma específica e destacada, e você poderá revogá-lo a qualquer momento.

4.3. A Brain não usa dados de pacientes para finalidades próprias, não os vende, não os usa para publicidade ou para formar perfis de consumo e não os usa para treinar modelos de inteligência artificial.

5. Inteligência artificial

5.1. O que a IA faz. Quando você escreve livremente, um modelo de linguagem interpreta a mensagem, sugere opções a partir da agenda e do cadastro da clínica e redige a resposta. O provedor é a Anthropic (Estados Unidos), com o modelo Claude, contratada pela Brain e acessada por interface de programação (API).

5.2. O que é enviado ao provedor. As instruções do Assistente, com os dados da clínica (nome, horários, serviços, nomes dos profissionais e informações cadastradas); a etapa em que o agendamento está; e as 30 mensagens mais recentes da conversa, depois da pseudonimização descrita abaixo. O conteúdo dos arquivos que você envia não é enviado ao provedor: o histórico registra apenas que um arquivo chegou, com o nome ou a legenda do arquivo.

5.3. Pseudonimização. Antes do envio, trocamos por códigos (por exemplo, "[PACIENTE_a7f3]") o seu nome completo como registrado, o seu e-mail, o seu telefone, o nome de quem será atendido e números de CPF, telefones e e-mails que aparecerem no texto. A resposta volta com os códigos e é reconvertida antes de chegar a você. A tabela que liga cada código ao dado original fica guardada pela Brain, no Brasil.

5.4. Limites da pseudonimização. Pseudonimizar não é anonimizar: o dado continua sendo pessoal, porque a Brain guarda a correspondência. A troca também não alcança tudo: partes do nome (só o primeiro nome, por exemplo), nomes de outras pessoas que não foram registrados e o conteúdo de saúde que você escrever seguem como foram escritos. Por isso, conte na conversa apenas o necessário para o agendamento.

5.5. Uso pelo provedor. Pelos termos do fornecedor para uso via API, os dados enviados não são usados para treinar os modelos dele e podem ser mantidos por ele por tempo limitado para monitoramento de abuso e segurança.

5.6. Decisões automatizadas. O Assistente não toma decisões sobre a sua saúde nem decisões que afetem seus interesses de forma significativa: os horários oferecidos vêm da agenda da clínica, e a marcação depende da sua escolha. Você pode pedir para falar com uma pessoa a qualquer momento e pode pedir a revisão de qualquer decisão tomada de forma automatizada (art. 20 da LGPD).

6. Com quem compartilhamos os dados

6.1. Os dados são compartilhados somente na medida necessária para cada finalidade:

6.2. A equipe da Brain pode acessar dados quando necessário para implantar, configurar, dar suporte, corrigir falhas e manter a segurança da secretarIA, sempre sob dever de sigilo e limitada a essas finalidades. Em correções de falhas, registros técnicos podem conter, por tempo limitado, trechos pseudonimizados das conversas.

6.3. Em caso de reorganização societária, como fusão ou aquisição, os dados podem ser transferidos à empresa sucessora, que ficará obrigada a esta Política.

7. Transferência internacional de dados

7.1. Parte dos fornecedores da seção 6 trata dados fora do Brasil: a Anthropic (Estados Unidos), a OpenAI e a Groq (Estados Unidos, só para transcrever mensagens de voz), o Google (Estados Unidos e outros países), a Cloudflare (localização definida pelo fornecedor) e a Stripe (Estados Unidos, apenas dados das clínicas). O mesmo vale, se for o caso, para o provedor de envio de e-mails indicado na seção 6.

7.2. Essas transferências se apoiam no art. 33 da LGPD, em especial na necessidade da transferência para executar o serviço pedido pelo titular (art. 33, IX) e nas garantias contratuais de proteção de dados oferecidas pelos fornecedores (art. 33, II), observada a Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Para reduzir o que sai do país, a conversa é pseudonimizada antes de ir ao provedor de IA (seção 5) e os arquivos não são enviados a ele.

8. Por quanto tempo guardamos os dados

8.1. Guardamos os dados apenas pelo tempo necessário para as finalidades desta Política ou para cumprir obrigações legais (arts. 15 e 16 da LGPD):

8.2. Terminados esses prazos, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo nas hipóteses em que a lei permite ou exige a conservação (art. 16 da LGPD), como o cumprimento de obrigação legal e o exercício de direitos.

9. Como protegemos os dados

9.1. Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados (art. 46 da LGPD), entre elas:

• conexões criptografadas (HTTPS) entre o seu navegador e a plataforma;
• separação de dados por clínica: cada clínica acessa apenas os dados dos próprios pacientes, e cada pessoa da equipe acessa apenas o permitido pelo seu perfil;
• acesso ao Portal por código de uso único, com validade de 10 minutos e limite de tentativas; códigos, sessões e senhas guardados apenas por hash;
• cookies de sessão protegidos contra leitura por scripts e restritos a conexões seguras;
• autorizações de acesso ao Google Agenda guardadas de forma criptografada;
• pseudonimização da conversa antes do envio ao provedor de inteligência artificial;
• arquivos verificados pelo conteúdo (só imagens e PDF, até 20 MB), guardados em armazenamento privado e entregues apenas a quem está autenticado, sem link público;
• limites de uso para conter abusos e tentativas automatizadas;
• registros técnicos que evitam guardar o conteúdo das mensagens, e-mails e códigos.

9.2. Nenhum sistema é totalmente imune a falhas ou ataques. Se você souber de alguma vulnerabilidade ou suspeitar de uso indevido, avise o Encarregado (seção 16).

10. Incidentes de segurança

10.1. Se ocorrer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, ele será comunicado à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares afetados, na forma do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

10.2. Quando o incidente envolver dados de atendimento, a Brain, como operadora, comunica a clínica sem demora injustificada, para que ela, como controladora, faça as comunicações cabíveis. Quando envolver dados de que a Brain é controladora, a própria Brain faz as comunicações.

11. Seus direitos e como exercê-los

11.1. A LGPD garante a você os direitos de (art. 18):

• confirmar se tratamos seus dados e acessá-los;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• pedir a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• pedir a eliminação dos dados tratados com base no consentimento, quando for o caso;
• saber com quem os dados foram compartilhados;
• ser informado sobre a possibilidade de não consentir e as consequências da negativa, e revogar o consentimento, quando for o caso;
• opor-se a tratamento feito em desconformidade com a lei;
• pedir a revisão de decisões tomadas apenas com base em tratamento automatizado (art. 20);
• reclamar à ANPD.

11.2. A quem pedir.

• Dados do seu atendimento (conversa, agendamentos, arquivos): faça o pedido à clínica, que é a controladora. Você também pode escrever ao Encarregado da Brain, que encaminhará o pedido à clínica e a apoiará no atendimento.
• Dados da Conta do Portal e demais dados de que a Brain é controladora: escreva ao Encarregado da Brain (seção 16).

11.3. Como atendemos. Por enquanto, o Portal não tem uma opção de autoatendimento para exportar ou excluir dados: os pedidos são feitos pelos canais acima e atendidos pela equipe da Brain e da clínica. Para proteger você, podemos confirmar a sua identidade antes de atender, por exemplo com um código enviado ao e-mail da sua conta. A confirmação de existência e o acesso aos dados seguem os prazos do art. 19 da LGPD: em formato simplificado, imediatamente, ou por declaração clara e completa em até 15 dias contados do pedido.

11.4. Limites. Alguns dados podem ser mantidos mesmo após um pedido de eliminação, quando a lei permitir ou exigir (art. 16 da LGPD), por exemplo para a clínica cumprir obrigações legais ou para o exercício de direitos. Nesses casos, informaremos o motivo.

11.5. Você pode reclamar à ANPD pelo site gov.br/anpd.

12. Crianças e adolescentes

12.1. A Conta do Portal destina-se a pessoas com 18 anos ou mais. O agendamento para criança ou adolescente deve ser feito por um dos pais, pelo responsável legal ou por pessoa autorizada por eles, usando a opção de marcar para outra pessoa, e adolescentes devem usar a secretarIA com a participação dos pais ou responsáveis.

12.2. Os dados de crianças e adolescentes são tratados apenas para o agendamento e o atendimento de saúde, no seu melhor interesse (art. 14 da LGPD e Enunciado CD/ANPD nº 1/2023), com as bases legais da seção 4. Coletamos apenas o necessário: no agendamento para outra pessoa, o nome de quem será atendido.

13. Cookies e armazenamento no navegador

13.1. A secretarIA usa somente cookies necessários ao funcionamento e preferências guardadas no seu navegador. Não usamos cookies de publicidade, de análise de audiência ou de rastreamento.

13.2. Os cookies de sessão são essenciais: sem eles não é possível entrar no Portal ou no Console. Você pode apagá-los pelo seu navegador, mas precisará entrar de novo.

13.3. Na tela em que a clínica conecta o WhatsApp, o componente da Meta só é carregado quando alguém da equipe clica para iniciar a conexão; a partir daí, a Meta pode usar cookies próprios, conforme a política dela.

14. Canal WhatsApp (quando disponível)

14.1. Quando a clínica ativar o atendimento pelo WhatsApp, além dos dados da seção 3 serão tratados o seu número de telefone e o nome do seu perfil no WhatsApp, e as mensagens passarão pela plataforma da Meta (WhatsApp Business), sujeita também aos termos e à política do WhatsApp. Lembretes poderão ser enviados por mensagens do WhatsApp.

14.2. Mensagens de voz enviadas pelo WhatsApp são transcritas por provedor de inteligência artificial (OpenAI, Estados Unidos, e, em caso de falha, Groq, Estados Unidos). Diferentemente do texto, o áudio não pode ser pseudonimizado antes da transcrição. Esta Política será atualizada antes da ativação do canal, se necessário.

15. Alterações desta Política

15.1. Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço, nos fornecedores ou na lei. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data da última atualização.

15.2. Mudanças relevantes, como novas finalidades ou novos fornecedores, serão comunicadas às clínicas por e-mail e aos pacientes por meio razoável, como e-mail ou aviso no próprio atendimento, antes de entrarem em vigor.

16. Encarregado e contato

16.1. O Encarregado pelo tratamento de dados pessoais da Brain (art. 41 da LGPD) é PREENCHER: nome do(a) Encarregado(a), que pode ser contatado pelo e-mail PREENCHER: e-mail do(a) Encarregado(a).

16.2. Correspondência: BRAIN AI INOVA SIMPLES (I.S.), Avenida Alberto Lamego, nº 555, Parque Califórnia, Campos dos Goytacazes/RJ, CEP 28.016-811.

16.3. Para pedidos sobre os dados do seu atendimento, você também pode procurar diretamente a clínica com quem conversou.